为什么要开会,为什么要开会开会的意义是什么

开会,就是把大家召集的一起解决问题。

项目组成员每周开例会,而且例会上每个人都要发言,但是例会开完就完了,对项目进度没有促进的效果,怎么办?

项目组例会很多时候都被人诟病为无用功,主要是因为例会浪费时间、没有效果,没有产生相应的行动。对于,项目经理首先要检查下面几点:

1、你们的例会真的有必要开吗?

2、例会的通知落实到位了吗?

3、会议是否产生相应的记录?

例会想要有效果首先要明确目的和期望的结果,有时候分析了目的你就会知道这个例会到底有没有必要开,有时候发放了会议资料就等于是开例会了,这种可开可不开的会议不如放弃。如果项目组进展顺利,、或者没有遇到什么问题,例会应该可以取消的,或者是以邮件的形式或者组长做简短汇报就可以了,更没有必要让每个人都发言。

如果是有必要开的例会,那前期准备也很重要,会前发布会议通知,明确目的、时间、地点、参会人员、会议议程和议题,发放会议资料,落实到参会的每一个人。

最后,要做好会议的相应记录,比如会后总结、提炼结论、会议纪要等等,都是做好会议的后勤保障。只有形成相应的文档,才能把会议上沟通形成的决议等结果记录并安排后续跟进,落实沟通的成果。一些需要异地成员参加或需要演示的场合,可以借助视频设备等外部设备使会议达到更好的效果。

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